Cara Sharing Workbook Excel

Semua pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama tentu akan lebih mudah dan cepat selesai. tidak terkecuali di microsoft excel, kita dapat bekerja sama-sama dalam satu file excel dengan fasilitas Sharing workbook excel. biasanya ketika satu file excel dalam jaringan di buka bersama-sama yang terjadi adalah user hanya bisa read only atau membacanya saja akan tetapi jika kita gunakan fasilitas Sharing Workbook semua user yang mendapatkan akses file tersebut dapat membuka, edit, tambah, menghapus, memformat, dll.

Sharing workboook bekerja dengan cara copy dan merge (gabung) workbook, setiap user yang membuka file tersebut akan dicopykan satu workbook yang sama untuk dilakukan perubahan datanya, setelah selesai dan disimpan perubahan tersebut akan di merge kedalam file masternya. Event yang di gunakan dalam sharing ini adalah save workbook, jadi ketika user selesai edit data kemudian di simpan (SAVE), data akan di merge menjadi satu. pertanyannya adalah apabila ada beberapa user yang mengubah data yang sama, data siapakah yang akan tersimpan?? jawabanya adalah user yang menyimpan terakhir kali pada workbook tersebut.

Cara Sharing Workbook Excel “tanpa Proteksi”

1. Buka File Latihan “Sharing workbook.xlsx”
2. Masuk ke Tab Review kemudian pilih Share Workbook
3. Tampil window “Share workbook” dan atur seperti gambar dibawah ini.
   • Pada tab “editing” Aktifkan dengan Checklist “allow changes by more than one user…..”
     Anda juga dapat lihat nama user yang sedang aktif mengakses file sharing.
   • Pada tab Advance, atur track changes “keep hangehistory” sesuai dengan batas waktunya. Update Changes berfungsi untuk mengatur event merge WORKBOOK atau PENGGABUNGAN DATANYA.
4. Klik OK
5. Secara otomatis workbook akan tersimpan dan workbook ini sudah siap kita share ke dalam jaringan.
6. Dapat anda Lihat nama file sudah berganti status menjadi “Shared”

Kelemahan dengan Sharing workbook biasa ini adalah dari segi sitem keamananya sangat kurang, setiap user dapat mengaktifkan dan menonaktifkan status shared. setiap user juga dapat mengisi di semua area. Agar tidak terjadi hal yang demikian saat sharing workbook sebaiknya kita atur terlebih dahulu menggunakan fasilitas Track changes dan proteksi workbook dan range.

Cara Sharing Workbook Excel dengan Track Changes dan Proteksi

Sharing workbook excel dengan cara ini dapat anda gunakan untuk mendeteksi perubahan apa saja yang terjadi dalam file excel yang telah di share. siapa yang edit datanya, datanya apa, editnya dimana, jam berapa, semua akan terlihat denga fitur track changes ini. kemudian bagaimana cara penggunaannya, mari kita coba.

Contoh kasus : Di sebuah perusahaan Telekomunikasi setiap manager divisi diminta untuk mengisi data budget tiap bulannya dengan cara sharing workbook dalam satu jaringan. User hanya boleh mengisi pada area masing-masing . bentuk tabelnya adalah sebagai berikut.

Langkah sharing workbook sebagai berikut :

1. Sebelum data ini kita share kedalam jaringan kita dapat atur proteksi range agar setiap user mengisi kolom sesuai dengan divisinya.
   anda dapat lakukan dengan fasilitas Allow user to edit Range. untuk anda yang belum memahami dapat ikuti link belajar proteksi range.
2. Masuk ke Tab Review kemudian Klik Protect and Share workbook
3. Pada window Protect and share workbook Aktifkan checklist “Sharing with Track Changes” dan masukan password untuk memproteksi agar tidak sembarang user bisa mengaktikan dan menonaktifkan sharing file ini. masukan angka misal “123”. konfirmasi password kembali dengan “123”. kemudian Klik OK
4. Akan tampil peringatan “This ation will now save the workbook, Do you want to ontinue? Klik OK
5. Secara otomatis workbook akan tersimpan dan status workbook ini sudah dapat kita share ke dalam jaringan.
6. Lihat nama file sudah berganti status menjadi “Shared”

Menghilangkan Sharing workbook

Jika Data dalam sharing workbook sudah slesai dikerjakan anda dapat melihat perubahan data menggunakan fitur track changes untuk melihatnya. selanjutanya anda dapat nonaktifkan status shared workbook agar user tidak dapat edit kembali.

1. Pada tab Review tab, di grup Changes, Klik Share Workbook.
2. Dalam tab Editing, pastikan bahwa hanya kamu yang sedang membuka shared Workbook.
3. Nonaktifkan Allow changes by more than one user at the same time. This also allows workbook merging. Klik Yes.
4. Note Jika checkbox tidak ada, lakukan prosedur UnProtect Shared Workbook:
5. Klik OK untuk menutup kotak dialog Share Workbook.
6. Di TabReview,di grup Changes, Klik Unprotect Shared Workbook.
7. Masukkan Password proteksi sharing
8. Tekan OK