Cara Menggunakan Data Validation Lengkap

Data Validation adalah fitur pada microsoft excel yang berfungsi untuk membatasi nilai yang masuk ke dalam cell. dengan tujuannya mengurangi kesalahan pada saat user menginputkan data. salah satu kegunaanya adalah untuk membuat list data. Data validation list merupakan yang populer kita gunakan untuk menampilkan dropdown pilihan data tanpa kita ketik manual. dalam latihan ini kita akan membahas Cara menggunakan data validation dengan berbagai tipe. Untuk mengakses Fitur ini ada pada Tab data kemudian pilih data validation. lihat gambar dibawah ini.

Cara Membuat data Validation

Contoh kasus :

Berikan Batasan inputan data dengan Data validation untuk tabel isian berikut ini.

Ketentuan untuk mengisi data diatas adalah :

1. Jumlah pengajuan Kredit Cell C3 Batasi dengan allow whole number
2. Nomor induk Cell C5 Batasi dengan Allow Text Length
3. Tanggal masuk Cell C6 Batasi dengan allow Date
4. Jabatan Cell C7 Batasi dengan allow List
5. Area Cell C8 Batasi dengan allow List dengan referensi cell
6. Kota Cell C9 Batasi dengan allow List dengan formula
7. Pengajuan Fasilitas Cell C10 Batasi dengan allow dengan Custom

Penyelesaian :

Cara menggunakan Data Validation dengan Whole Number

Batasan dengan tipe Whole number, yaitu memberikan batasan cell dengan tipe data yang diinput adalah data number saja. sebagai contoh pada soal diatas kita akan batasi jumlah pengajuan kredit adalah antara 10.000.000 s/d 100.000.000. jika kita inputkan data diluar angka tersebut akan terjadi error data tidak dapat masuk.

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C3.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : Whole Number
   • Data : Beetwen
   • Minimum :10000000
   • Maximum :100000000
4. Tambahkan Input message sebagai
   • Title : “Perhatian”
   • Input Message : “masukan data antara 10 juta s/d 100 juta”
5. Tambahkan Error alert
   • Title : “Data ERROR”
   • Input Message : “Ups salah,, Baca petunjuk pengisian data”
6. Setelah selesai Klik OK

Cara menggunakan Data Validation Dengan Text Length

Fungsi allow ini Membatasi panjang karakter yang masuk kedalam cell. sebagai contohnya kita akan Nomor Induk dengan panjang karakter adalah 5.

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C5.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : Text Length
   • Data : Equal too
   • Length : 5
4. Tambahkan input message dan Error alert seperti diatas (optional)
5. Klik OK

Menggunakan Data Validation Date

Allow ini Mengatur data tanggal yang masuk ke dalam cell. dari tabel pertanyaan diatas misalnya yang dapat masuk pada cell adalah setelah tanggal hari ini. anda dapat mengaturnya sesuai kebutuhan.

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C6.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : Date
   • Data : Greather than
   • Start Date : Tambahkan Formula =TODAY()
4. Tambahkan input message dan Error alert seperti diatas (optional)

Cara Membuat Dropdown List

Berikut ini cara menggunakan data validation list atau membuat dropdown list yang berfungsi membuat dropdown list sebagai pilihan inputan datanya agar nantinya user tidak perlu megetikan data user cukup memilih datanya saja. pilihan yang muncul pada dropdown list adalah “MANAGER, STAFF, ACCOUNTING”

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C7.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : List
   • Source : Anda dapat tuliskan manual MANAGER,STAFF,ACCOUNTING. anda juga dapat gunakan referensi data pada excel
4. Tambahkan input message dan Error alert seperti diatas (optional)
5. Klik OK

Data Validation List dengan Referensi Cell

Untuk mengisi Cell C8 kita akan gunakan data validation tipe List, akan tetapi dengan mengambil source dari range cell. untuk mengisi Area pada tabel diatas gunakan referensi tabel di bawah ini.

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C8.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : List
   • Source : Blok Range area dari tabel diatas E3:G3 “otomatis akan diabsolutkan pada “
4. Tambahkan input message dan Error alert seperti diatas (optional)
5. Klik OK

 

Cara membuat Data Validation List dengan Formula

Untuk mengisi Cell C9 kita akan gunakan data validation dengan tipe List dengan mengambil source dari range cell. untuk mengisi Cell Kota gunakan tabel referensi. Pada cell kota akan langsung terpilih list kota sesuai dengan isian Area. Jika Area adalah “I” maka kotanya “medan, padang,pekanbaru, jambi, palembang”.Jika area adalah “II” maka Yang muncul adalah List range kota area 2 begitupun juga untuk area “III”.

Gunakan Prosedur berikut :

1. Letakan Pointer pada cell C9.
2. Masuk Ke Tab Data pilih data validation
3. Pada tab setting sesuaikan seperti gambar gambar di bawah ini
   • Allow : List
   • Source : =IF($C$8=”I”,$E$4:$E$8,IF($C$8=”II”,$F$4:$F$8,IF($C$8=”III”,$G$4:$G$8,””)))
4. Tambahkan input message dan Error alert seperti diatas (optional)
5. Klik OK

Data Validation Custom